Protection de vos données personnelles

Dans le cadre du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 dénommé Règlement Général sur la protection des données, toutes données personnelles vous concernant seront soumises au secret professionnel conformément aux Code de déontologie des avocats mais pourront faire l’objet d’un traitement, notamment par le biais de l’exercice de vos droits en justice.

Le Cabinet d’avocat et de médiation Boël attache une grande importance à la confidentialité de vos données à caractère personnel et celles-ci seront traitées avec transparence, loyauté et licéité.

Ce règlement impose de recevoir votre consentement afin que vos données personnelles puissent être utilisées à des fins de collecte, de conservation, d’utilisation, d’adaptation, etc.

Le présent document décrit les données personnelles pouvant être traitées au sein du Cabinet d’avocat et de médiation Boël, la base juridique de ce traitement ainsi que sa finalité. Il mentionne également les droits dont vous disposez par rapport à vos données personnelles ainsi que les mesures de sécurités prises par le Cabinet afin de protéger vos donnée

  • Qui sommes-nous et qui contacter en cas de question ?

Vos données sont traitées par les différents avocats du Cabinet Boël. Ces personnes sont les responsables du traitement de vos données à caractère personnel et déclarent en tant que Responsable du traitement respecter la législation nationale sur la protection de la vie privée, ainsi que les dispositions du Règlement général sur la protection des données, à compter de son entrée en vigueur. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations, vous pouvez nous contacter à l’adresse ab@boel.brussels.

  • Qu’entend-on par données à caractère personnel et par traitement ?

Les données à caractère personnel sont définies par le Règlement général sur la protection des données comme étant « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ». Outre ces données, le Cabinet Boël ne traite pas de catégories particulières de données à caractère personnel. Le traitement, quant à lui, consiste en « toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ».

  • Quelles sont les données à caractère personnel pouvant être traitées ?

Nous collectons et traitons différentes catégories de données à caractère personnel. Il s’agit des données suivantes

  1. Vos renseignements généraux: nom, prénom, langue de communication souhaitée, adresse, numéro de téléphone, adresse email,..
  2. Vos informations officielles: document d’identité, numéro de registre national, état civil, date de naissance, composition de famille, …
  3. Vos données bancaires : numéro de compte bancaire, références bancaires, …
  4. Les données nécessaires pour l’exercice d’un droit en justice: les données fournies par vos soins soit les contrats, la correspondance, …)
  • A quelles fins sont traitées ces données à caractère personnel et quelle est la base juridique de ce traitement ?

Vos données personnelles sont collectées et traitées afin de :

  1. Permettre à votre avocat de remplir ses obligations (Mission de conseil, de conciliation et de défense);
  2. Assurer la correspondance avec vous dans la gestion de votre dossier, ainsi qu’avec d’autres acteurs du monde judiciaire ;
  3. Organiser la facturation ;

En cas de modification de la finalité de traitement de vos données, vous recevrez un courrier vous demandant de consentir au traitement de vos données en vue de cette nouvelle finalité. Vos données sont traitées sur base de votre consentement et/ou sur l’existence du contrat de service s’étant noué entre vous et le cabinet. Par l’acceptation de la clause de confidentialité que vous avez reçue lors de vos premiers contacts avec le Cabinet, vous avez explicitement autorisé le traitement des données à caractère personnel afin de permettre de gérer au mieux votre dossier.

  • Pendant combien de temps seront traitées mes données ?

En tant que cabinet d’avocat, vos données personnelles seront conservées durant toute la durée de la procédure que vous nous aurez confiée. Dans ce cadre, vos données à caractère personnel seront conservées au moins 10 ans après le dernier contact ou votre consentement.Vos données à caractère personnel seront conservées conformément à la législation applicable et aux délais de prescriptions.

  • Quels droits puis-je exercer pour garantir la protection de mes données personnelles ?
  1. Droit d’accès et de regard : vous avez le droit de prendre connaissance, à tout moment et gratuitement, de vos données à caractère personnel et de l’usage que nous en faisons, conformément aux dispositions qui sont d’application.
  2. Droit de rectification, d’effacement et de limitation : vous disposez du droit de nous demander de rectifier, compléter, limiter ou effacer vos données à caractère personnel. Néanmoins, nous ne pouvez vous opposer au traitement des données nécessaires au bon accomplissement de notre mission et des données qui nous sommes tenus de conserver de traiter en vertu de la loi.
  3. Droit d’opposition : vous disposez du droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des motifs sérieux et légitimes.
  4. Droit à la portabilité des données : le Cabinet Boël n’effectue aucun traitement à base de procédés automatisés.
  5. Droit de retrait du consentement : pour autant que le traitement soit basé sur votre consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement.
  6. Décisions automatisées et profilage : le traitement de vos données à caractère personnel n’implique pas de profilage au sein du cabinet et vous ne serez pas soumis à des décisions basées sur un traitement automatisé.
  7. Exercice de vos droits : vos droits peuvent être exercés en prenant contact avec le cabinet : ab@boel.brussels.
  8. Réclamations : pour toute réclamation quant à la manière dont vous données sont traitées, vous pouvez contacter votre avocat ou à l’Autorité de Protection des données : Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles, Tél. : 02/274.48.00 ou commission@privacycommission.be.
  • Qui recevra mes données personnelles ?

Certaines données personnelles doivent être transférées à des tiers. Il s’agit des acteurs du monde judiciaire (magistrat, greffier, tout avocat avec lequel nous sommes susceptibles de collaborer en vue d’accomplir les missions que vous nous aurez confiées, huissier, notaire, …). Certains tiers traitent, pour le compte du Cabinet, de données à caractère personnel en vue d’une tâche déterminée. Le Cabinet conclut avec ces organisations, qui opèrent en qualité de sous-traitants, des contrats de sous-traitance respectant le Règlement général sur la protection des données. Tout est mis en œuvre afin de garantir la sécurité de vos données à caractère personnel. Vos données à caractère personnel ne seront en aucun cas vendues, louées, distribuées ou mises à disposition de tiers à des fins commerciales.

  • Sécurité et confidentialité

Des mesures de sécurité sont mises en place au sein du Cabinet afin d’éviter la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès à des personnes non autorisées ou la communication par inadvertance à des tiers ainsi que tout traitement non autorisé de ces données. Ces mesures comprennent :

  1. Mesures techniques : serveurs mis à jour et sécurisés ; sauvegardes sécurisées quotidiennes; usage d’antivirus, anti-spam et pare-feu ; utilisation de codes d’accès, noms d’utilisateurs et mots de passe sûrs
  2. Mesures organisationnelles :accès à vos données personnelles à des personnes déterminées ; procédure claire en cas d’incident ; instruction à l’intention des collaborateurs ;

En cas de violation de la sécurité de l’information et risque pour vos données personnelles, le cabinet agira immédiatement afin d’identifier dans les meilleurs délais la cause de cette infraction et prendra des mesures réparatrices adéquates. Le cas échéant, l’Autorité de Protection des données de cet incident sera informée conformément à la législation en vigueur.